Pour embaucher aux États-Unis, avant de lancer une recherche de talents aux USA il importe de connaître les dispositions légales et pratiques courantes de recrutement aux Etats Unis.
Cet article intéressera les responsables Ressources Humaines, les personnes en charge de développement des affaires, les dirigeants d’entreprises et les créateurs de start up.
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Le marché américain présente de nombreuses opportunités pour les entreprises. Toute société souhaitant opérer ou simplement explorer ce marché devra embaucher du personnel local. Ce guide a pour objectif d’aider ces entreprises à mieux comprendre les aspects légaux et les exigences liées à l’emploi aux États-Unis, les processus de paie, ainsi que des conseils pour attirer et retenir les meilleurs talents sur le sol américain.
1. Pratiques d’embauche et d’emploi aux États-Unis
Comprendre les lois du travail aux États-Unis
Le droit du travail aux États-Unis se caractérise par sa complexité. Il s’articule autour d’une série de lois administrées par le ministère du Travail, lois qui ont évolué avec le temps pour englober de nouveaux domaines, créant ainsi une structure complexe d’actes juridiques. Aussi le ministère du travail aux Etats Unis est le U.S. Department Of Labor.
Les réglementations varient selon qu’elles relèvent du niveau fédéral ou local de l’État. Par exemple, les niveaux de salaire minimum varient considérablement d’un État à l’autre. En outre les avantages sociaux et les régimes d’imposition changent d’un état voire d’un county à l’autre.
Contrairement à de nombreux autres pays, la plupart des États-Unis n’imposent pas de contrat de travail formel. En effet, la plupart des emplois aux États-Unis s’exercent sur une base « à volonté », ce qui signifie que l’employeur et l’employé peuvent mettre fin à la relation de travail à tout moment, sans préavis. Les contrats formels avec préavis sont généralement réservés à des postes de direction spécifiques. Cette pratique diffère de celle observée dans d’autres pays comme le Royaume-Uni et les pays européens, où les contrats formels sont plus courants.
Il existe plus de 180 lois différentes appliquées par le ministère américain du Travail. Voici Les principales règles régissant l’emploi :
- La loi sur les droits civils de 1964
- La loi sur l’égalité de rémunération de 1963
- La loi sur le congé familial et médical de 1933
- Loi sur les normes de travail équitables de 1938
- Loi de 1967 sur la discrimination fondée sur l’âge dans l’emploi
- Loi de 1970 sur la sécurité et la santé au travail
Les options pour embaucher des employés aux États-Unis
Pour toute entreprise étrangère souhaitant s’étendre et recruter des travailleurs aux États-Unis, il existe trois options principales :
- Créer une entité juridique aux États-Unis :
Cela permet à l’entreprise d’embaucher ses propres travailleurs et d’assumer la pleine responsabilité du respect des lois et de l’administration.
- Utiliser les services d’un PEO (Professional Employer Organization) :
Un PEO peut gérer tous les aspects de l’emploi, de la gestion des employés, de la paie ainsi que de la conformité légale. Il agira en tant qu’employeur de référence pour les employés, permettant à l’entreprise de gérer les opérations quotidiennes sans le fardeau de l’emploi.
- Une combinaison des deux options :
On peut également établir une entité commerciale aux États-Unis tout en employant un PEO pour administrer les aspects liés aux employés et à la paie.
Quelle que soit l’option choisie, il est essentiel de comprendre de nombreux aspects de l’emploi aux États-Unis.
Période d’essai de travail aux US :
Il n’y a pas d’obligation d’avoir une période d’essai formelle. Même si de nombreuses entreprises établissent ce délai à 90 jours. Ainsi, les employeurs ont une grande liberté d’embauche et de licenciement en fonction des besoins de l’entreprise.
Période de préavis :
La plupart des entreprises aux États-Unis opèrent de gré à gré. Cela implique que l’employé ou l’employeur peuvent licencier les employés à tout moment, pour toute raison que ce soit. Toutefois, des exceptions existent, comme en cas de licenciement motivé par une discrimination liée à la grossesse, à la race, à la religion, à l’âge ou à d’autres critères. Aussi dans le projet d’embaucher aux États-Unis il importe d’anticiper les accords dès l’entretien.
Aussi dans l’État du Montana une entreprise qui envisage de licencier un employé doit démontrer qu’il existe un motif valable justifiant le licenciement.
Indemnité de départ :
La Fair Labor Standards Act (FLSA) établit les normes d’emploi. En cas de licenciement des employés, Il n’y aura pas obligation de verser une indemnité de départ. Certains employeurs le proposeront, selon l’ancienneté, mais de nombreux employeurs ne le feront pas.
Congé annuel :
Il n’existe pas de réglementation fédérale spécifique concernant les congés payés aux États-Unis. En moyenne, les salariés américains bénéficient d’environ 10 jours de congés payés par an, cependant cela peut varier en fonction de l’entreprise et de l’accord conclu.
Vacances publiques / jours fériés (8 chaque année) :
Il ne peut être soigneusement imaginé d’embaucher aux États-Unis dans une grande entreprises sans anticiper les jours fériés. Il y a aucune exigence légale pour qu’une entreprise accorde des congés, ou pour payer les employés s’ils le proposent. Cependant beaucoup choisissent de le faire, soit le jour même, soit à une autre date.
Congé de maladie et congé maternité
Les politiques de congé de maladie et de congé maternité varient considérablement aux États-Unis en fonction de l’emplacement géographique et de l’employeur.
Pour les congés de maladie, bien qu’il n’existe pas de loi fédérale obligeant les employeurs à offrir des congés de maladie payés, certaines juridictions locales et étatiques, notamment Arizona, Californie, Colorado, Connecticut, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, Nevada, New Jersey, Nouveau-Mexique, New York, Oregon, Rhode Island, Vermont, Washington ont mis en place leurs propres exigences à ce sujet.
En ce qui concerne le congé maternité. Même s’il n’existe aucune obligation d’accorder un congé de maternité payé. La loi sur le congé familial et médical stipule que les employeurs doivent accorder jusqu’à 12 semaines de congé et protéger leur emploi. Cependant, son application diffère selon les États et, dans d’autres, elle ne s’applique qu’aux entreprises de plus de 50 salariés.
En pratique, de nombreuses entreprises optent pour l’octroi de congés rémunérés ou non, y compris des congés maladie payés et des congés parentaux. Ces politiques favorisent des environnements de travail plus sûrs et plus sains, permettent aux employeurs de reconnaître le travail acharné des employés et rendent les entreprises plus attractives pour les candidats talentueux.
Heures de travail standards et les heures supplémentaires
Aux États-Unis, une semaine de travail standard dure généralement 40 heures, réparties sur cinq jours de huit heures chacun. Les entreprises offrent souvent des horaires flexibles, permettant aux employés de définir leurs heures de travail, tant qu’ils respectent le nombre total d’heures requis.
Les heures supplémentaires sont autorisées aux États-Unis selon certaines directives. On distingue généralement deux catégories d’employés :
- Les employés exemptés, qui sont exclus des règles d’heures supplémentaires. Ce sont en général des employés salariés occupant des postes de direction, créatifs ou professionnels spécifiques. Ils ne reçoivent pas de rémunération pour les heures supplémentaires, même s’ils dépassent 40 heures par semaine.
- Les employés non exemptés, qui sont concernés par les règles relatives aux heures supplémentaires. Ils doivent être rémunérés pour les heures travaillées au-delà des 40 heures hebdomadaires.
Les employés qui travaillent plus de 40 heures par semaine doivent recevoir 150 % de leur salaire habituel pour les heures supplémentaires.
Couverture santé à prévoir quand on prévoit d’embaucher aux États-Unis
Aux États-Unis, le secteur privé gère les soins de santé, et les entreprises contribuent souvent à l’assurance maladie. Cependant, aucune obligation légale n’existe pour les entreprises de moins de 50 employés (ou l’équivalent à temps plein) de fournir cette assurance. Au-delà de ce seuil, les entreprises doivent payer une partie de ce coût par le biais de la paie. Les prestations de santé représentent généralement environ 7,3 % de la rémunération totale.
L’ACA intervient également pour fournir une assurance subventionnée aux personnes non éligibles à une assurance maladie provenant d’une autre source.
2. Rémunération, retenues et taxes
Le projet d’embaucher aux États-Unis ne peut se faire sans considérer les coûts salariaux.
Salaire minimum pour embaucher aux États-Unis
Depuis le 24 juillet 2009, le salaire minimum fédéral s’élève à 7,25 dollars par heure. Certains États fixent des salaires horaires supérieurs à ce montant, mais les employeurs spécifiquement couverts par la Fair Labor Standards Act (FLSA) doivent respecter le salaire minimum fédéral.
Pour les employés qui perçoivent des pourboires, le salaire minimum direct fédéral est de 2,13 dollars par heure. Cependant, cela est conditionné au fait que les pourboires reçus permettent d’atteindre le salaire minimum fédéral de 7,25 dollars par heure. Si ce n’est pas le cas, l’employeur doit compenser la différence. Découvrez le salaire minimum aux Etats Unis en 2024
Retenues et impôts
Les entreprises doivent verser des cotisations sociales et fiscales pour les salariés inscrits sur leur registre de paie. Ces contributions doivent se déduire des paiements aux employés, ainsi que de tout autre avantage offert.
Après la création d’une entreprise, celle-ci reçoit un numéro d’identification fiscale fédérale. Chaque employé doit aussi s’enregistrer auprès de l’IRS et obtenir un numéro d’identification d’employeur fédéral.
En plus de soumettre les impôts retenus et autres déductions ainsi que les cotisations patronales, les employeurs doivent respecter des exigences strictes en matière de déclaration.
Les rapports réguliers et obligatoires comprennent notamment :
- Déclaration de revenus fédérale des employeurs (trimestrielle)
- Déclaration de revenus fédérale sur le chômage des employeurs (annuelle)
- Déclaration annuelle des retenues d’impôt fédéral sur le revenu
A savoir qu’aux États-Unis, les impôts peuvent se collecter au niveau fédéral, étatique et local, ce qui rend le système fiscal global quelque peu complexe.
a. Les Retenues fédérales
Impôt fédéral sur le revenu (Federal Income Tax) :
Les taux d’imposition fédéraux sur le revenu varient progressivement de 10% à 37%, en fonction du revenu imposable. Le montant retenu dépend à la fois du salaire brut de l’employé et des informations fournies sur le formulaire W-4 (telles que le nombre de personnes à charge, le statut de déclaration, etc.), ainsi que des barèmes d’imposition fournis par l’IRS (Internal Revenue Service).
Taxes FICA (Federal Insurance Contributions Act) :
Elle englobe la sécurité sociale (Social Security Tax) et l’assurance maladie (Medicare Tax).
Pour la sécurité sociale, le taux d’imposition s’élève à 6,2% du salaire brut, payé par l’employé, avec une contribution équivalente de l’employeur.
Pour Medicare le taux s’élève à 1,45% du salaire brut, également payé par l’employé avec une contribution équivalente de l’employeur. Une taxe supplémentaire de 0,9% s’applique aux revenus supérieurs à 200 000$ pour les célibataires et 250 000$ pour les couples mariés déclarant conjointement. Seul l’employé paye Cette taxe supplémentaire.
b. Les Retenues étatiques et locales
En plus de l’impôt fédéral sur le revenu, il peut y avoir des taxes supplémentaires à payer au niveau de l’État ou au niveau local, que l’employeur doit également retenir
- Impôt sur le revenu de l’État (State Income Tax), elle peut varier de zéro à un peu plus de 13 %. Il faut savoir que chaque État a ses propres règles concernant les taux, les tranches applicables et les déductions personnelles. Ainsi, en 2020, 7 États ne prélevaient aucun impôt sur le revenu des personnes physiques. Les taux les plus élevés se trouvent en Californie, à Hawaï et en Oregon.
- Les impôts au niveau local appelés aussi impôts fonciers, s’appliquent en fonction du revenu personnel. Certaines villes et comtés imposent un impôt sur le revenu local. Par exemple, New York City et certains districts en Ohio ont des impôts locaux sur le revenu.
c. Autres retenues
Assurance chômage (Unemployment Insurance) :
L’employeur paye 2 cotisations sociales supplémentaires. Contrairement aux taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie, seul l’employeur paie cette taxe supplémentaire.
- FUTA (Federal Unemployment Tax Act) : Payée par les employeurs à un taux de 6,0% sur les premiers 7 000 dollars de chaque employé. Des crédits peuvent réduire ce taux effectif à 0,6%.
- Taxes d’État sur le chômage (SUTA) : Taux et bases varient selon les États, en fonction de l’historique de ses anciens employés ayant demandé du chômage. Les taux affichent généralement une fourchette de 2 à 4 %.
Etapes et Pratiques pour embaucher aux États-Unis
Beaucoup d’entreprises décident de faire appel à des contractants avant de considérer un emploi. Comment trouver des contractants aux Etats Unis.
Création d’une Filiale aux États-Unis
Pour embaucher aux États-Unis, il faut créer une entité commerciale formelle. Lorsque vous décidez de créer une filiale aux États-Unis, vous devez accomplir des tâches telles que :
- Choisir le type d’entité approprié, telle qu’une société ou une société à responsabilité limitée (LLC)
- Sélectionner l’un des 50 états pour l’intégration
- Enregistrer le nom de l’entreprise
- Localiser et enregistrer les locaux physiques
- Ouvrir un compte bancaire d’entreprise
- Obtenir un numéro d’identification de contribuable auprès de l’Internal Revenue Service (IRS)
- Respecter les réglementations d’État et fédérales en matière de licences.
Les exigences exactes pour votre établissement formel varient selon le type d’entité que vous choisissez et l’État dans lequel vous décidez d’intégrer. Vous voudrez probablement collaborer avec des experts en matière d’emploi, ils peuvent vous aider à naviguer dans le réseau complexe des lois fédérales et d’État.
Embaucher aux États-Unis sans Entité Locale
Plutôt que de créer une nouvelle entité juridique aux États-Unis pour embaucher des travailleurs, les entreprises peuvent utiliser une Solution PEO (Professional Employer Organization) pour employer des salariés aux USA.
En adoptant ce modèle, l’entreprise contracte avec une entreprise spécialisée qualifiée pour agir en tant qu’employeur de référence (EOR) pour ses employés aux États-Unis. Cette entité se charge par la suite du recrutement, de la gestion de la paie et des avantages sociaux, ainsi que de la conformité et des rapports nécessaires.
Certains avantages de l’utilisation d’un PEO aux États-Unis incluent :
- Accès rapide au marché : Pas besoin de créer une entité juridique aux États-Unis, permettant aux nouvelles entreprises d’accéder rapidement au marché.
- Contrôle quotidien : L’entreprise conserve le contrôle quotidien de ses employés.
- Gestion simplifiée : Le PEO gère le recrutement, la paie, les avantages sociaux, la conformité et les rapports requis.
- Expertise spécialisée : Le PEO possède une connaissance détaillée des lois et procédures en matière d’emploi et de paie, permettant à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier.
- Flexibilité contractuelle : Le PEO peut déterminer le contrat le plus approprié et la forme d’emploi, en tenant compte des différences législatives et des coûts entre les États.
- Soutien en matière de soins de santé : Le PEO peut aider à organiser la prestation de soins de santé pour les employés, si nécessaire.
- Expansion internationale : De nombreux fournisseurs de PEO offrent également des services d’emploi et de paie dans d’autres pays, facilitant ainsi l’exploration ou le développement sur d’autres marchés.
Expatriation.com peut aider dans l’identification de talents professionnels à l’international.
Embaucher aux États-Unis sans Entité Locale
Plutôt que de créer une nouvelle entité juridique aux États-Unis pour embaucher des travailleurs, les entreprises peuvent utiliser une Solution PEO (Professional Employer Organization) pour employer des salariés aux USA.
En adoptant ce modèle, l’entreprise contracte avec une entreprise spécialisée qualifiée pour agir en tant qu’employeur de référence (EOR) pour ses employés aux États-Unis. Cette entité se charge par la suite du recrutement, de la gestion de la paie et des avantages sociaux, ainsi que de la conformité et des rapports nécessaires.
Certains avantages de l’utilisation d’un PEO aux États-Unis incluent :
- Accès rapide au marché : Pas besoin de créer une entité juridique aux États-Unis, permettant aux nouvelles entreprises d’accéder rapidement au marché.
- Contrôle quotidien : L’entreprise conserve le contrôle quotidien de ses employés.
- Gestion simplifiée : Le PEO gère le recrutement, la paie, les avantages sociaux, la conformité et les rapports requis.
- Expertise spécialisée : Le PEO possède une connaissance détaillée des lois et procédures en matière d’emploi et de paie, permettant à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier.
- Flexibilité contractuelle : Le PEO peut déterminer le contrat le plus approprié et la forme d’emploi, en tenant compte des différences législatives et des coûts entre les États.
- Soutien en matière de soins de santé : Le PEO peut aider à organiser la prestation de soins de santé pour les employés, si nécessaire.
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Pratiques Générales d’Embauche aux États-Unis : Points à Considérer
Lorsque votre entreprise embauche aux États-Unis, gardez à l’esprit plusieurs pratiques clés :
- Négociation des Conditions : Aux États-Unis, les candidats cherchent souvent à négocier leurs salaires et avantages. Préparez-vous à discuter et ajustez vos offres en conséquence.
- Classification Correcte : Différencier correctement les sous-traitants des employés revêt une importance cruciale pour éviter des conséquences juridiques et financières
- Pratiques Équitables : Pour éviter la discrimination basée sur la race, le sexe, l’âge, l’orientation sexuelle, la religion ou le handicap, veillez à respecter les lois sur l’égalité des chances.
Coûts Associés à l’Embauche d’Employés aux États-Unis
En général, le coût total d’embauche d’un employé peut se situer entre 1,25 et 1,4 fois le salaire de base, bien que ce ratio varie en fonction des avantages spécifiques, des coûts liés à l’industrie et à la localisation géographique.
Voici quelques éléments principaux à considérer :
- Établissement commercial formel
- Offres d’emploi
- Gestion du recrutement
- Processus d’entretien avec le candidat
- Gestion de la paie et impôts
- Salaires
- Assurances
- Autres avantages
- Commissions et primes
Les primes de treizième mois ne figurent pas parmi les pratiques standard aux États-Unis, bien que certaines entreprises offrent des primes de fin d’année pour récompenser un travail bien fait. De plus, des primes plus modestes, comme des prix d’employé du mois ou des récompenses de reconnaissance par les pairs, peuvent aussi se trouver offertes tout au long de l’année.
Embauche de Travailleurs Internationaux aux États-Unis : Processus et Exigences
Les employeurs américains doivent comprendre et respecter diverses exigences légales lorsqu’ils recrutent des travailleurs internationaux.
1. Détermination des Salaires Prévalent
Les employeurs doivent payer au moins le salaire minimum fédéral ou le salaire minimum de l’État (le plus élevé des deux). Pour obtenir un salaire minimum pour un poste spécifique, il faut suivre un processus qui prend environ six semaines auprès du Département du Travail.
2. Considération des Personnes Handicapées :
Les employeurs doivent s’assurer que les postes sont accessibles aux personnes handicapées.
3. Visas pour faire un recrutement aux USA d’un non Américain
Un processus de sélection aléatoire détermine quels employeurs reçoivent les visas H-1B. Les demandes H-1B non approuvées retournent aux employeurs avec les frais de dépôt.
Pour les employeurs qui ont besoin de recruter des employés internationaux aux États-Unis, les options de visa supplémentaires comprennent :
- Visa L-1 : Pour les transferts intra-entreprises.
- Visa O-1 : Pour les personnes avec des capacités extraordinaires.
- Visa H-3 : Pour les participants à un programme de formation structuré.
- Visa J-1 : Pour les visiteurs d’échange.
- Visa E-1/E-2 : Pour les commerçants ou investisseurs de pays particuliers.
- Visa TN : Pour les professionnels qualifiés mexicains et canadiens.
- Visa E-3 : Pour les ressortissants australiens.
- Visa H-1B1 : Pour les ressortissants du Chili ou de Singapour.
- Extension OPT 17 : Pour les diplômés américains en STEM inscrits à E-Verify.
- Visas H-2A/H-2B : Pour les travailleurs saisonniers.
- Visa R-1 : Pour les travailleurs religieux.
- Visas P-1, P-2, P-3, Q-1 : Pour les athlètes, artistes, et autres catégories spécifiques.
Les employeurs devraient consulter un avocat spécialisé en immigration pour toute question sur les certifications, les demandes de visa, et les exigences légales.
Pour en savoir plus sur les autorisations de travail consulter la page sur les visas pour les Etats Unis.
4. Primes et Avantages :
En plus du salaire de base, les travailleurs internationaux peuvent bénéficier de primes, d’assurances, et d’autres avantages similaires à ceux offerts aux employés américains.
5. Respect des Contrats de Travail :
Les employeurs doivent respecter les termes et conditions du contrat de travail, incluant le salaire convenu, les heures de travail, et les avantages supplémentaires.
6. Le formulaire I-9
Les employeurs américains doivent vérifier que les nouveaux employés sont autorisés à travailler aux États-Unis. Cette vérification peut devenir complexe en raison de l’implication de divers statuts d’immigration, tels que :
- Les détenteurs de cartes vertes.
- Les réfugiés.
- Les titulaires de visas temporaires avec permis de travail.
Ainsi, depuis 1986, les employeurs doivent remplir et conserver les formulaires I-9 pour prouver l’autorisation de travail des employés et leur conformité avec la loi.
V. Contrat de travail aux USA
Aux États-Unis, un contrat de travail, souvent appelé « employment agreement », formalise la relation entre l’employeur et l’employé. Ce document peut prendre plusieurs formes et inclure diverses clauses selon les besoins des deux parties. Les responsabilités, la rémunération, les avantages, les conditions de travail et d’autres termes spécifiques à l’emploi y figurent généralement.
1. Job Offer Letter (Lettre d’offre d’emploi):
La « job offer letter » possède une valeur juridique limitée. Elle sert à éviter les malentendus lors d’une embauche en formalisant les principales données, dans l’intérêt des deux parties. Elle coûte moins cher et ne requiert pas l’intervention d’un avocat.
Voici quelques bonnes pratiques pour rédiger une « job offer letter » aux USA. Ce document inclut généralement :
- Le titre du poste.
- La description du travail proposé.
- La localisation de la mission et les principes de télétravail.
- La date de démarrage.
- La rémunération (montant, paiement mensuel ou bimensuel).
- Le paiement des heures supplémentaires.
- Le bonus à la signature, le cas échéant.
- Une mention indiquant que l’accord reste « at-will ».
- Une clause de confidentialité pendant la durée du contrat de travail aux USA.
- Le détail des avantages sociaux (assurance santé, assurance-vie, prévoyance, plan de retraite complémentaire par capitalisation, avec abondement du salarié et de l’employeur, etc.).
- Les congés payés (souvent 2 à 3 semaines par an) et les jours de congés spécifiques (pour maladie ou raisons personnelles).
- La connaissance et le respect du règlement intérieur (handbook), incluant l’accès de l’employeur aux données consultées depuis un outil professionnel, le code vestimentaire, les éléments de la culture d’entreprise, la procédure pour poser des congés payés, etc.
2. Employment Agreement (Contrat de travail):
Ce contrat, semblable au contrat de travail standard en France, se conclut nécessairement à durée déterminée. Il organise les droits et obligations de chaque partie pendant la mission (rémunération, confidentialité) et lors de la séparation (indemnité de licenciement sauf en cas de faute du salarié, clause de non-concurrence éventuelle).
Le coût de ce type de contrat de travail aux USA se révèle important. Rédigé par un cabinet d’avocats, il peut atteindre entre 2 000 et 5 000 USD environ.
Avant de conclure un contrat de travail aux USA, vous devez maîtriser les règles, les risques et les bonnes pratiques. En effet, Comme dans de nombreux pays, le droit du travail américain offre moins de protections aux salariés. Cette situation peut dérouter les entreprises françaises souhaitant s’installer aux États-Unis.
Ainsi En cas de conflit, la négociation et l’anticipation jouent un rôle essentiel pour éviter un contentieux judiciaire. Par conséquent, constituer un dossier et mettre en place des processus écrits (pour aménager des preuves de non-discrimination notamment) s’avèrent indispensables.
Expatriation.com peut aider dans l’identification de contacts à l’international.